La maîtrise des coûts est l'un des éléments clés de la rentabilité de votre entreprise. Les coûts liés au système d'information peuvent représenter jusqu'a 10 % de votre chiffre d'affaire. Il s'agit donc d'un poste important qui nécessite une attention particulière pour contenir les dépenses, tout en assurant un service performant, répondant à vos ambitions et en adéquation avec les demandes des utilisateurs.
Parce que, par nature, les systèmes informatiques sont complexes et qu'ils évoluent rapidement, le calcul du TCO (Total Cost of Ownership) est difficile et la gestion des dépenses peut sembler délicate, surtout lorsqu'on ne parle pas un minimum la langue. Mais voici 5 conseils simples pour réduire ou contenir vos coûts informatiques :
- Allonger la durée de vie du matériel. Le matériel représente en moyenne 1/3 du budget alloué à la DSI. Avec un cycle de vie souvent en décalage avec celui de l'entreprise, la durée de vie d'un matériel bien entretenu n'est limité que par son obsolescence. Plutôt que de remplacer systématiquement un matériel, il est souvent possible de le recycler ou de le moderniser à moindre frais.
A titre d'exemples :
- Un ancien poste de travail peut être réutilisé pour de la saisie logistique.
- Deux machines en panne peuvent être combinées en une seule fonctionnelle.
- Une simple réinstallation, une nouvelle carte réseau dans un serveur ou un ajout de RAM dans un poste de travail peuvent leurs permettre de gagner quelques mois, voire années d'utilisation.
Revoir régulièrement ses contrats. Qu'il s'agisse d'abonnements chez un opérateur télécom, de la location d'un photocopieur multifonctions ou encore de contrats de maintenance/services, il faut s'inquiéter périodiquement de leur pertinence vis-à-vis de vos objectifs et des besoins. S'ils sont arrivés à terme, il ne faut pas hésiter à essayer de les renégocier avant de les renouveler. Pour la maintenance, les contrats sont généralement résiliables moyennant un préavis. Par contre, ils sont souvent soumis à une tacite reconduction. Cette dernière peut coûter en cas d'oubli. Pour les télécoms, les offres évoluent rapidement pour inclure toujours plus de services.
Réduire l'utilisation des consommables. En matière informatique, il s'agit surtout de l'électricité. Aujourd'hui les stations de travail démarrent rapidement et peuvent facilement être éteintes ou mise en veille profonde la nuit et le week-end. Cela peut permettre d'économiser 30 à 50% des dépenses énergétiques liées au fonctionnement de l'informatique. Il s'agit également des consommations liées aux impressions. La mise en place d'une politique d'économie de ce poste peut aussi permettre de réduire considérablement les coûts. Il convient notamment d'encourager les impressions multiples, recto-verso et en noir et blanc, et de s'efforcer à ne réaliser que les impressions indispensables. Cela peut aussi être le commencement de la mise en place une GED.
Faire appel à un prestataire externe. Parce qu'elle n'a pas besoin d'une personne à temps plein, une petite PME n'a aucun intérêt a gérer elle-même toute son informatique. De plus, le système d'information est un patrimoine essentiel qu'il convient de confier à un spécialiste. En externalisant tout ou partie de la fonction à un prestataire de confiance, on peut concentrer ses ressources sur son cœur de métier et cela permet de rationaliser les frais.
Eviter les contrats à trop long terme. Certes ils permettent de baisser rapidement les dépenses mais ça n'est bien souvent qu'un phénomène momentané. En effet, ils induisent des coûts fixes et répondent à un besoin à un instant T. Ainsi, si les besoins diminuent, sans payer de lourds frais de résiliation, les coûts ne changeront que difficilement avant la fin de l'engagement. Et à l'inverse, si les besoins augmentent, ils peuvent limiter le potentiel de développement.
Ces quelques éléments vous permettent de réduire les coûts mais ce n'est pas quelque chose sur lequel vous ne devriez vous pencher qu'une à deux fois par an. La gouvernance de votre système d'information doit s'inscrire dans un processus d'amélioration continue de manière à conserver un niveau de service en accord avec vos objectifs et les besoins des utilisateurs.
